Làm thế nào tôi có thể ngăn chặn việc bồi hoàn?

Khoản bồi hoàn, đôi khi còn được gọi là tranh chấp thanh toán, được hiểu là một hình thức bảo vệ chủ thẻ vì chúng cho phép chủ thẻ tranh chấp các khoản phí trái phép có thể xảy ra. Việc bồi hoàn có thể xảy ra vì một số lý do như: chủ thẻ gửi yêu cầu bồi thường với tổ chức tài chính khi họ không hài lòng với giao dịch mua và không thể giải quyết vấn đề với người bán hoặc khi họ yêu cầu giao dịch được xử lý mà không có sự cho phép của họ.

Là một thương gia, điều quan trọng là phải biết cách giảm các khoản bồi hoàn hợp pháp và loại bỏ các khoản bồi hoàn bất hợp pháp. Dưới đây là một số cách để ngăn ngừa bồi hoàn:

• Giao dịch trực tiếp khi có thể: Có nhiều khả năng xảy ra hoạt động trái phép khi giao dịch được thực hiện mà không có thẻ vật lý. Giao dịch trực tiếp, trong khi tuân thủ các phương pháp hay nhất như thu thập chữ ký và kiểm tra thẻ để tìm các dấu hiệu giả mạo (ví dụ: các sọc từ tính bị hỏng, hình ảnh ba chiều lạ), có thể giảm đáng kể khả năng xảy ra các khoản bồi thường và thanh toán trái phép.
• Tránh giao dịch được nhập thủ công: Các giao dịch được nhập thủ công có thể làm tăng rủi ro. Nếu có thể, hãy yêu cầu chủ thẻ thanh toán trực tuyến hoặc gửi cho họ một liên kết thanh toán trực tuyến.
• Mô tả rõ ràng các chính sách hoàn tiền / hủy đặt phòng: Đảm bảo các chính sách hoàn tiền và hủy đặt phòng của bạn rõ ràng và dễ tìm. Lý tưởng nhất là quy trình hoàn tiền của bạn phải dễ dàng và đơn giản hơn quy trình yêu cầu bồi hoàn.
• Đảm bảo bạn có chính sách giao hàng minh bạch: Nếu bạn không thể thực hiện đơn hàng của khách hàng như được mô tả trong chính sách giao hàng, thông báo tốt cho khách hàng của bạn về việc điều chỉnh tiến trình để tránh tranh chấp:
  • Nếu bạn giao sản phẩm cho khách hàng, họ nên biết thời gian dự kiến giao sản phẩm của mình.
  • Nếu sản phẩm của bạn được đặt hàng sẵn, khách hàng của bạn phải được thông báo về việc này trước khi họ mua hàng.
  • Nếu bạn cung cấp cho khách hàng một dịch vụ, khách hàng của bạn nên biết về tiến trình của bạn để thực hiện các dịch vụ này.
• Mô tả rõ ràng các sản phẩm và dịch vụ: Chủ thẻ không nhận được những gì họ mong đợi là một trong những lý do phổ biến nhất khiến họ yêu cầu bồi thường. Mô tả sản phẩm và dịch vụ rõ ràng giúp ngăn ngừa điều này: cung cấp ảnh từ nhiều góc độ và bao gồm thông tin về chất lượng, màu sắc, kích cỡ, trọng lượng và thời gian xử lý. Việc thêm thông tin về những thông tin không được đưa vào cũng quan trọng như những thông tin được đưa vào.
• Giảm lo lắng trong thời gian xử lý: Giải thích rõ ràng các khung thời gian xử lý trong quá trình thanh toán để chủ thẻ biết khi nào sản phẩm của họ sẽ được giao.
• Giúp khách hàng liên hệ với bạn dễ dàng: Cung cấp nhiều điểm liên hệ để chủ thẻ có thể liên hệ theo bất kỳ cách nào họ muốn. Nếu bạn có thời gian trả lời chậm trễ, điều này cũng cần được giải thích rõ ràng với thông tin liên hệ của bạn. Nếu bạn khó liên hệ, họ có thể liên hệ với ngân hàng của họ.
• Kiểm tra bộ mô tả thanh toán: Chạy một giao dịch thử nghiệm và kiểm tra bảng sao kê ngân hàng của bạn để xem chủ thẻ sẽ nhìn thấy gì khi mua hàng. Kiểm tra bảng sao kê trên website của ngân hàng thay vì một ứng dụng có thể không chính xác. Đảm bảo tên doanh nghiệp của bạn chính xác để giảm khoản bồi hoàn từ chủ thẻ, những người có thể không nhận ra giao dịch.
• Đảm bảo các khoản phí là chính xác: Kiểm tra lại số tiền giao dịch trước khi tính phí để tránh xuất hiện các phương thức tính phí quá cao hoặc gian dối.
• Không tính phí lại đối với thẻ bị từ chối: Nếu thẻ bị từ chối, hãy hỏi chủ thẻ về một phương thức thanh toán khác hoặc yêu cầu họ liên hệ với công ty phát hành thẻ. Việc có nhiều giao dịch bị từ chối có thể ảnh hưởng đến danh tiếng người bán của bạn.
• Lưu giữ hồ sơ chi tiết của mọi giao dịch: Hồ sơ chi tiết của một giao dịch là vô giá khi chiến thắng trong tranh chấp bồi hoàn. Lưu giữ các thỏa thuận bằng văn bản hoặc xác nhận kỹ thuật số về các tương tác giữa bạn và khách hàng có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Thông tin có thể được yêu cầu trong khi tranh chấp có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
  • Hóa đơn / biên nhận đơn hàng đã ký có chứa chi tiết đơn hàng và thông tin chủ thẻ
  • Bằng chứng về việc phân phối hoặc rằng dịch vụ đã được hiển thị
  • Bằng chứng rằng chủ thẻ đã biết về chính sách hủy bỏ / hoàn tiền tại thời điểm bán hàng
  • Bằng chứng rằng tín dụng đã được cấp
• Hãy chú ý đến thông báo bồi thường: Nếu bạn nhận được email từ GoDaddy với dòng chủ đề Thông báo bồi hoàn GoDaddy Payments , vui lòng trả lời email này ngay lập tức kèm theo tất cả thông tin liên quan đến (các) giao dịch đang bị tranh chấp.

Xem thêm thông tin

• Tìm hiểu thêm về cách kháng nghị khoản bồi hoàn .
• Xem các giao dịch của tôi , bao gồm cả trạng thái giao dịch.
• Tại sao thẻ tín dụng của khách hàng của tôi bị từ chối?